Confira artigo escrito por Geórgia Roncon, é cofundadora da Age Group, empresária é formada em Letras Inglês e possui especialização em Gestão Empresarial e Marketing pela FGV
Imagine o seguinte cenário: após uma crise mundial sem precedentes, o seu país se arrasta por um longo período de recessão. Não bastando isso, outra crise, desta vez sanitária, abala o mundo e promete impactar terrivelmente a economia mundial. Roteiro para filme, não é mesmo? Mas não é ficção, trata-se da mais pura realidade.
A organização estratégica das empresas nunca foi tão valorizada quanto nos dias de hoje. Nos momentos de incerteza como os que vivemos atualmente, não só os mais fortes mas igualmente os mais organizados e resilientes são aqueles que sobrevivem. Aqueles que sabem como gerir uma empresa em tempo de crise são líderes supervalorizados e estimados pelo mercado.
Mas a pergunta que fica é: como gerenciar o fluxo de caixa e as finanças para a gestão de crise?
Dê importância à gestão estratégica
Por definição, a gestão estratégica é composta por um conjunto de práticas, metas e objetivos que geralmente são definidos pelos gestores de uma empresa sólida — eventualmente com a contribuição dos colaboradores.
Assim, além de nortear os objetivos mais importantes a serem atingidos em um determinado período de tempo, um planejamento estratégico também deve definir como os objetivos serão alcançados e quais recursos devem ser alocados para que as metas sejam materializadas.
O grande problema acontece quando esse importante passo do desenvolvimento empresarial é negligenciado ou construído de forma apressada e sem a motivação adequada. Como consequência, em um momento de crise, o caos organizacional toma conta dos setores, deixando o marketing tomando decisões pontuais, o operacional apagando incêndios e o financeiro com a grande responsabilidade na tomada de decisões.
Antecipe-se aos problemas
Por mais que se planeje, alguns cenários são totalmente imprevisíveis. Afinal de contas, quem, em sã consciência pensaria que em pleno 2020 teríamos não só uma crise sanitária, mas também econômica e global.
Ninguém, não é mesmo? Mas é nesse momento que o setor financeiro de uma organização mostra a sua força e importância não só pelo controle dos recursos, mas por basear-se em dados, muitos dados que fornecem subsídios para a antecipação de cenários.
Por mais que um determinado contexto seja completamente imprevisível, há dados preciosos sobre preços de commodities, insumos, pessoal, impostos e outras variáveis de períodos anteriores que podem fornecer uma estimativa do que pode estar por vir. Então, faça uso da tecnologia e aposte na criação de diferentes cenários, tomados a cada 30, 60, 90 ou 120 dias.
Existem inúmeras ferramentas disponíveis na ciência de dados que podem ajudar neste sentido. Caso sua firma não possua um profissional com essa expertise, considere ao menos a contratação de um colaborador temporário para ajudar pontualmente nos momentos de crise como o que estamos vivendo atualmente.
Monitore tudo
Um momento de incerteza deixa o mercado volátil e em busca de liquidez. Isso não acontece somente com relação a ativos puramente financeiros como ações, fundos de investimentos ou o câmbio, mas também com insumos, dívidas, contratos atrelados em moeda estrangeira, entre outros.
Por exemplo, caso a sua empresa possua contratos atrelados ao dólar e esse sofre uma valorização média de 20%. Sua dívida será 20% maior naquele mês. Além disso, você ganha em moeda nacional. Então, o que fazer?
A depender do contexto de uma crise setorial ou generalizada, considere realizar uma renegociação contratual. É possível que o seu fornecedor prefira manter o contrato com o preço vigente do que perder clientes num longo prazo. Mas como essa situação pode mudar de forma súbita, mantenha os olhos abertos e monitore tudo.
Analise a entrada e saída dos processos
Às vezes, momentos difíceis são oportunidades para identificar, por meio do “pente fino” do monitoramento, possíveis gargalos existentes nos processos habituais do negócio. Analise as entradas (input) e saídas (output) de cada processo-chave para verificar eventuais remanejamentos de recursos, melhorias ou migrações.
Discuta tudo com cada time responsável. Ninguém gosta de alterações bruscas em seus fluxos, mas ao demonstrar que algum setor estratégico pode não entregar o devido valor à empresa como o previsto, sua argumentação ganhará mais força.
Identifique possíveis causas
Durante a checagem de cada um dos setores, talvez você consiga identificar alguns problemas graves que antes passavam despercebidos.
Nesse ponto, liste os pontos que considerar mais críticos. Faça uma reunião com a direção do empreendimento e busque o responsável pelo setor. Verifique o que pode ser melhorado em cada um dos itens a seguir:
• Carência de mão de obra;
• Mão de obra não qualificada;
• Maquinário obsoleto;
• Maquinário sem manutenção adequada;
• Falhas na definição de métricas e indicadores;
• Softwares obsoletos;
• Falta de treinamento.
Caso você identifique, por exemplo, que existe um alto custo de licenciamento de software para uma ferramenta de baixa produtividade, corrija isso de forma relativamente rápida — a depender do setor. O mais importante é fazer com que seus colaboradores entendam e contribuam para a superação do momento atual.
Gerencie as despesas
Não é nenhuma novidade que isso deve ser feito. Mas a dificuldade encontrada pela maioria dos gestores, e principalmente aqueles que não sabem como gerir uma empresa em tempos de crise, é onde cortar.
Sem um planejamento estratégico, é bastante difícil saber que setores, processos, dívidas ou até contratos podem ser deixados de lado num primeiro momento. O desconhecimento de qualquer estratégia quase sempre resulta em corte na folha de pagamento. Mas essa nem sempre é a melhor decisão. Então, o que fazer?
Reduza tributos
Existem diversas consultorias especializadas no mercado que oferecem recursos de redução de tributos empresariais. Como o processo de contabilidade no Brasil é extremamente complexo e sofre alterações constantes, nem sempre as equipes são capazes de lidar com as inúmeras dificuldades dos sistemas contábeis.
Assim, é possível que você ou a sua instituição estejam pagando impostos a mais do que necessitam. Às vezes, uma mudança no regime de tributação pode não reduzir tributos, mas capacitar os gestores na conversão do valor pago em investimentos ou em pesquisa e desenvolvimento por meio de ações governamentais, editais, etc.
Porém, além da redução de tributos, você pode orientar sua equipe na busca de uma maior rentabilidade, remanejando ativos financeiros para alternativas mais adequadas à sua realidade.
Análise a rentabilidade das reservas financeiras
Verifique onde as reservas financeiras da empresa estão alocadas. De acordo com o tipo de planejamento adotado, pode ser interessante permitir que esses valores estejam em um fundo de investimentos, aplicados em títulos de tesouro, em algum ativo seguro com rentabilidade próxima à taxa SELIC ou atrelado à taxa de inflação.
A escolha entre uma ou outra opção dependerá basicamente do tipo de contexto encontrado. Uma das reservas financeiras onde essa estratégia pode ser facilmente aplicada é o montante reservado mês a mês para o pagamento do 13º dos funcionários.
Seja transparente com os colaboradores
Por mais que a corporação adote as medidas internas consideradas ideais para o enfrentamento do período de incertezas, os funcionários sempre são influenciados por fontes externas.
Assim, visando evitar que o medo impacte negativamente na motivação deles, pode-se e deve-se tomar medidas para acalmar os ânimos usando de total transparência com seus trabalhadores. Eles precisam ter a noção de que crises são momentâneas e que a empresa conta com um plano para enfrentá-las. Algumas boas práticas para manter os colaboradores informados são:
• Não tomar decisões de comunicação precipitadas;
• Fornecer uma comunicação contínua;
• Não negar ou omitir a crise, colocando “panos quentes”;
• Não subestime ou superestime as situações;
• Antecipe os diferentes cenários;
• Mostre uma liderança forte e encorajadora.
Sabemos que há muito o que ser feito, principalmente quando há um desequilíbrio financeiro capaz de impactar a empresa por um período que ainda indeterminado. Apesar disso, ser transparente é sempre a melhor escolha. E para isso, é sempre bom contar com algumas ferramentas que o auxiliem na tomada de decisão.
Conte com ferramentas de apoio às decisões
Faça uso da tecnologia a seu favor. Nos dias de hoje, um bom controle financeiro depende de aplicação de inovação tecnológica por meio de um bom software de gestão. Ao considerar algumas alternativas, verifique sempre se a ferramenta possibilitará a redução de falhas de registro, a automação de tarefas-chave e a análise de dados para que você possa se concentrar no planejamento estratégico da empresa.
Considere também que os dados fornecidos sejam facilmente compreendidos pelos dirigentes de sua organização. Eles necessitam que as informações sejam compreendidas de uma forma não somente técnica, mas também prática, efetiva e assertiva para que sua tomada de decisões seja mais eficiente.
Por fim, um gestor financeiro, assim como qualquer líder dentro de uma empresa, necessita ter uma presença forte, sendo firme e confiável em suas decisões. Afinal de contas, o setor financeiro normalmente é o responsável por ditar o ritmo em como gerir uma empresa em tempo de crise.
Mas não adianta ter um bom líder nas finanças se ele não puder contar com uma equipe que igualmente entenda como gerir uma empresa em tempo de crise. A importância do treinamento contínuo do corpo financeiro é fundamental para a execução das tarefas frente aos desafios.
Então, para que outras pessoas do seu time fiquem por dentro desse assunto, compartilhe esse conteúdo em suas redes sociais.
