Liberty Seguros desenvolveu o ‘Escritório Digital’, iniciativa com o intuito de implementar a cultura da empresa também no home office
Com o intuito de implementar a cultura Liberty também no trabalho remoto, a Liberty Seguros desenvolveu, no ano passado, uma iniciativa chamada Escritório Digital, que surgiu para preparar os líderes da companhia a trabalhar no “novo normal” e instruir os colaboradores a lidarem com todos os desafios deste cenário.
A seguradora, reconhecida como uma das mais inovadoras no setor, já encoraja o sistema home office há anos, e vinha digitalizando todos os processos, por isso, o impacto não foi grande no início da pandemia. No entanto, adaptações precisaram ser feitas e os aprendizados cresceram neste último ano.
A iniciativa, que já está completando um ano, promoveu um total de 39 encontros com líderes, mais de 3.000 horas de desenvolvimento e um total de 3900 participações – uma média de 100 participantes por encontro. Entre os assuntos abordados, fizeram parte: comunicação colaborativa em ambientes virtuais, salutogênese – como podemos nos manter sadios, a importância da preservação da saúde mental, e diversos temas relacionados às melhores práticas de gestão a distância.
“Nós entendemos que não era só fornecer os equipamentos para os nossos funcionários montarem o melhor home office. O engajamento precisava continuar e ir muito além disso. Precisávamos melhorar nossa comunicação e relacionamento, além de reforçar pilares que já eram importantes para nós, mas que precisavam ser retomados de forma diferente, como o bem-estar, por exemplo”, explica Delane Giannetti, diretora de talentos da Liberty Seguros. Abaixo, a executiva listou os cinco principais aprendizados e desafios para manter os colaboradores e líderes engajados.
Respeito ao tempo
De acordo com uma pesquisa da FGV, 56% dos profissionais do mercado estão com dificuldade de equilibrar vida pessoal e profissional. Precisamos aprender como cuidar e respeitar esse ativo tão importante no momento em que as fronteiras entre a vida pessoal e profissional ficam invisíveis.
Nós estamos em horário flexível, por isso, é importante considerar seu tempo e do seus colegas na hora de agendar compromissos próximos ao horário de almoço e após o fim do expediente. Uma breve conversa no chat pode ajudar a alinhar o encontro e avaliar sua necessidade, caso seja uma urgência.
Não tenha medo de dizer “Já Volto”. Se precisar de alguns minutos durante uma reunião: pegar uma água, ir ao toalete, faça como fazíamos no escritório, avise que vai deixar a sala e que volta rapidamente.
Sabemos que a rotina está complicada, por isso, avalie seus compromissos semanais e negocie a necessidade e oportunidade de participação com seus colegas. Sugira os melhores horários para ter reuniões na semana e horários bloqueados por compromissos pessoais. E, principalmente, não tenha medo de recusar reuniões, ao responder, dê novas opções ou negocie outras formas de interação, por exemplo, enviando informações por e-mail.
Mesmo com nosso trabalho de forma flexível, planeje um momento para parar de trabalhar e faça disso uma rotina, como era no escritório. Às vezes trabalhamos mais, mas nunca foi a regra, certo?
Comunicação e colaboração
Um estudo divulgado por Albert Mehrabian diz que 93% da comunicação no dia a dia é não verbal, incluindo tom, expressões faciais e gestos. “É importante entendermos como utilizar as ferramentas de comunicação e colaboração digital da forma mais eficaz.”
E-mails precisam ser a base das comunicações, o chat funciona para assuntos rápidos, o WhatsApp/telefone para assuntos mais urgentes e os grupos de WhatsApp fica a critério de cada time como usar.
O vídeo se tornou essencial. Use sempre quando for colaborar, resolver questões ou em reuniões de carreira e desenvolvimento. Mas é importante lembrar que o vídeo também cansa, então modere usando só áudio em reuniões de acompanhamento ou temas menos complexos.
Comunique o seu status e fique alerta nos status dos seus colegas. É importante dizer quando está disponível, ocupado ou em reunião. E, caso seja um assunto muito importante, avalie a melhor forma de abordagem.
Relacionamento
Uma pesquisa do Linkedin apontou que 39% dos profissionais se sentem solitários e 30% afirmam estarem estressados pela ausência de momentos de descontração no trabalho. Por isso, conheça técnicas virtuais de interação que podem contribuir para melhorar o relacionamento dentro dos times.
Trabalhar virtualmente é algo novo para muitos de nós e requer adaptação a novas formas de nos conectarmos e de nos apoiarmos mutuamente. A sensação de pertencimento ajuda a nos sentirmos mais conectados e a enfrentarmos os sentimentos de isolamento.
Aumentar a frequência de contatos é melhor que ter uma longa conversa. Isso vai ajudar a criar uma proximidade maior com seus colegas e ajudar quem pode estar precisando de apoio. Na prática: dá uma olhada no chat, se tiver alguém “verdinho” que você não fala faz tempo é só mandar um =), ou um “oi” mesmo, aí é de cada um.
Em um mundo onde a gente se vê menos, precisamos criar mais situações para encontros sociais. Pode parecer meio chato ficar planejando como passar um momento mais informal com os colegas, mas vale a pena e a agenda recorrente pode ser sua amiga. Marque um café toda terça à tarde (ou quarta de manhã, ou sexta, ou qualquer dia) e faça convite opcional. Quem estiver livre aquela hora, dá um pulo na sala virtual.
Ações de integração com todo o time são importantes para fortalecer o time e garantir o acolhimento. Na Liberty, temos o app “Meu Espaço Funcionário”, onde é possível encontrar colegas do trabalho que possam ter os mesmos hobbies.
Bem-estar
Ainda de acordo com pesquisa do Linkedin, 62% dos profissionais estão mais ansiosos e estressados com o trabalho do que estavam antes. Se tornou cada vez mais importante ficar por dentro de como cuidar do seu bem-estar ao implementar pequenos novos e poderosos hábitos.
Fazer ginástica laboral como uma pausa para cuidar de si é mais que merecido.
Procure adequar-se a uma rotina, estabelecendo horários fixos para dormir, acordar, alimentar-se, descansar, fazer exercícios físicos e outras atividades que você queira incluir no seu dia a dia. Nosso corpo e mente se adaptam melhor aos desafios do cotidiano quando mantemos a alimentação saudável, o sono regular e os músculos ativos.
Instruímos nossos colaboradores a focar no presente e no que de fato pode ser feito para prevenir e mitigar os desafios que já existem. Se ficarmos nos ‘pré-ocupando’ com situações desastrosas, que nem sabemos se vão acontecer, provocaremos um desgaste energético e mental e esqueceremos do que realmente precisa ser feito.
Invista em separar o máximo possível o espaço de trabalho dos outros espaços de convívio da casa. Às vezes pode parecer tentador trabalhar no sofá ou ficar por ali na mesa após o café da manhã , mas torna mais difícil sua organização e principalmente prejudica a separação entre o trabalho e vida pessoal.
Na Liberty, há o EAP (Employee Assistance Program – Programa global do Work Life Solutions – que tem serviços de aconselhamento confidenciais, programas e recursos para ajudar com estresse e preocupações relacionadas a questões familiares, financeiras e jurídicas.
Não temos que sentir vergonha das interrupções das crianças e pets. Isso humaniza e lembra que colocamos as pessoas em 1 lugar.
Gestão
De acordo com um estudo divulgado pela FGV, 46% dos profissionais do mercado estão lidando com maior carga de trabalho. Por isso, aprendemos e colocamos em prática como evoluir a gestão de projetos, pessoas e processos à distância.
A tendência é gerenciar cada vez mais priorizando as entregas do que as horas de trabalho em si. Já que estamos com jornadas flexíveis de trabalho e há uma dificuldade natural em acompanhar se todos estão online e em qual atividade estão focados, a gestão será mais eficaz se acompanhar a performance pelo andamento das ações.
Continue empoderando o time mesmo à distância. Empoderamento é resultado de viver Nossos Valores, possuir habilidades e informações necessários e ter processos e ferramentas adequados para executar as atividades e resolver problemas.
Painéis visuais ajudam na gestão transparente e colaborativa de atividades, projetos e performance da área, impulsionando ações e tomadas de decisões.
Faça reuniões de gestão frequentes e mais curtas, aproveite para checar como as pessoas estão, reforçar a conexão do time, reconhecer e celebrar. Além disso, a troca de feedbacks é essencial para a aprendizagem e melhoria contínua individual (líderes e não líderes) e do time.
