Mas antes, é preciso entender a real importância da organização de um evento. Ficou curioso? Acompanhe!
Organizar um evento nem sempre precisa ser encarado como um desafio. Claro, não podemos deixar de considerar as inúmeras variáveis envolvidas nesse processo.
Para que o evento tome uma proporção efetiva, é preciso coordenar os fornecedores, cuidar da decoração, coordenar uma logística complexa e, é claro, causar uma boa impressão nos convidados.
A parte mais desafiadora de todo esse processo, sem sombra de dúvidas, é responder a seguinte questão: Como promover um evento de sucesso? Não se preocupe, fizemos esse post exclusivamente para quem precisa dominar a arte da organização.
Mas antes, é preciso entender a real importância da organização de um evento. Ficou curioso? Acompanhe!
Por que organizar um evento?
Organizar um evento é uma ótima maneira de promover a imagem da sua marca, ganhar visibilidade no mercado e se tornar uma autoridade no assunto.
Inclusive, ao organizar um evento, você acaba espalhando conhecimento. Afinal, os eventos podem reunir professores, cientistas, universitários e todos os envolvidos em causas de disseminação de informações e experiências sobre o tema.
Pense que interessante seria reunir um conjunto de mestres para debater sobre os impactos de uma lona de caminhão no processo industrial. Isso seria ótimo para sanar dúvidas de quem trabalha com indústria.
Eventos como workshops, palestras, congressos, jornadas acadêmicas, conferências ou eventos em geral, necessitam de muito planejamento e organização.
Quem planeja organizar um evento precisa saber que vai lidar com uma série de processos e uma quantidade absurda de informações, além de conciliar tudo isso com o gerenciamento da equipe.
Não se preocupe, é normal que surjam imprevistos durante esse caminho. Porém, quanto mais organizado o seu evento estiver, menor a chance de situações imprevisíveis te pegarem de surpresa.
Por isso, é ideal mencionar todas as atividades que serão executadas no seu evento. Dessa forma, você tem uma análise geral de tudo que vem acontecendo.
Sendo assim, você consegue acompanhar todas as etapas do seu evento de forma rápida e efetiva.
Como organizar um evento?
Do planejamento à finalização, são muitas etapas a serem percorridas para alcançar o sucesso de um evento. Com isso, separamos 7 dicas para auxiliar você nesse processo!
1. Defina um tema
Organizar bem um evento é o fator que irá trazer o sucesso desejado para ele. Por isso, o primeiro passo é definir o tema que será abordado.
Afinal, é ele quem vai atrair fornecedores, clientes, patrocinadores e também chamar a atenção do público em geral.
É importante deixar claro que o sucesso de um evento não está atrelado apenas a contratação de bons fornecedores e profissionais de divulgação. Aliás, o resultado vai muito além disso.
Nesse momento, a fase de planejamento é fundamental para que todos os processos saiam conforme o esperado.
Por essa razão, o tema do evento deve ser conceituado já na etapa do planejamento e, ainda, precisa ser atual e relevante para os envolvidos.
Pense em um tema desatualizado, que envolva um nicho muito específico, como uma estação de tratamento de água, por exemplo. Essa teme interessa o público em geral? O conceito vai atrair a atenção dos patrocinadores? Provavelmente não, certo?
Por isso, é fundamental desenvolver uma temática que seja tendência, que desperte o interesse das pessoas e do segmento de atuação.
2. Escolha o público-alvo
Seguindo as etapas de planejamento do evento, esse é o momento para definir o público que você quer atingir. Quem tem interesse no assunto? Qual a faixa desse público? Como eles se comportam?
Responder essas dúvidas é fundamental para entender as estratégias que serão desenvolvidas e, simultaneamente, mais efetivas.
Vale ressaltar que o sucesso do seu evento está alinhado ao público que deseja alcançar. Isso significa que a linguagem, imagem, campanha e até mesmo os meios utilizados podem sofrer alteração dependendo das pessoas que participarão.
Por isso, é imprescindível ter essa análise bem clara. De preferência no início, ainda na fase de planejamento.
3. Defina a data, o horário e o local
Nesse momento, o calendário é seu maior aliado. Por isso, fique atento as datas, feriados, finais de semana e se planeje para isso.
É imprescindível verificar se há outros eventos acontecendo na mesma data, principalmente se forem semelhantes ao seu.
Tenha em mente que é preciso evitar, ao máximo, que o cliente tenha que escolher entre você e o concorrente. Por isso, faça uma busca bem ampla das datas!
Afinal, imagine montar um evento sobre a importância de um aluguel de compressor e a concorrência falar sobre as formas de uso e, ainda, no mesmo dia.
Pensando no seu público, utilizar um feriado para a realização do evento é o ideal? Pode ser que seja para boa parte dele, mas e a outra parcela que precisa trabalhar?
Pense também se deve conciliar o evento com as férias escolares. Julho ou dezembro? Qual a melhor opção?
Outro ponto que merece atenção é o horário das programações. Elas serão diurnas? Noturnas? O que está ao alcance do público?
Ou seja, o foco nessa etapa é pensar essencialmente no público-alvo e em suas necessidades.
Além disso, o local que vai comportar o evento precisa ser muito bem escolhido. Para isso, é importante analisar fatores como acessibilidade, mobilidade, conforto e segurança dos convidados.
Existe alguma estação de trem ou metrô por perto? Ponto de ônibus? Possibilidade de sinal para chamar motoristas de aplicativo? É primordial colocar essas questões no papel!
4. Monte uma ótima equipe
Produzir um evento é uma atividade que envolve trabalho em equipe. Então, escolha muito bem os profissionais que farão parte dela. Essa escolha deve ser baseada na responsabilidade dessas pessoas, na experiência, no comprometimento e no engajamento com o evento.
Sendo assim, separe as funções que cada um irá desempenhar durante o processo. Além disso, é importante trabalhar com perfis diferentes, personalidades distintas e especialidades que não se cruzem.
5. Defina um orçamento
Antes de lançar o evento, é preciso definir um orçamento para isso. O primeiro passo, é decidir se as entradas serão gratuitas ou pagas.
Caso escolha a segunda opção, o dinheiro arrecadado com as vendas dos ingressos pode suprir o custo de boa parte do evento.
Em contrapartida, se o evento for gratuito, é preciso pensar em como pagar os gastos que teve com o processo. Afinal, por mais simples que seja, tudo tem um custo. E esse investimento precisa vir de alguém ou algum lugar.
Por isso, chamar a atenção de patrocinadores pode ser uma excelente estratégia para gerar a verba e materiais que serão utilizados.
Pós-evento
O trabalho do profissional não termina junto com o evento. É preciso analisar tudo o que aconteceu, verificar resultados e feedbacks dos participantes. Dessa forma, é possível mensurar pontos a serem melhorados e gerar mais visibilidade em um próximo evento.
Depois de colocar essas dicas em prática, conta pra gente se elas foram úteis para o desenvolvimento do seu evento!
*Esse artigo foi escrito por Beatriz Barros, Criadora de Conteúdo do Soluções Industriais.
