Cartilha elaborada pela Zurich fortalece a resiliência das organizações, com estratégias de planejamento, políticas e procedimentos durante uma pandemia
Com o atual cenário de pandemia do Coronavírus (COVID-19), a necessidade de uma devida preparação por parte das empresas e a preocupação com a segurança e o bem-estar dos seus colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros de negócios é fundamental. Para auxiliar as organizações (privadas e públicas) neste momento, a Zurich elaborou um plano estratégico com ações de gerenciamento de riscos que visa a manutenção operacional de cada organização e a rotina de atividades dos colaboradores.
De acordo com a seguradora, as pandemias são eventos imprevisíveis, mas recorrentes, que podem afetar significativamente comunidades e economias no mundo todo. E, da forma que o Coronavírus (COVID-19) vem refletindo no dia a dia das organizações, é muito importante para as empresas o desenvolvimento e a efetividade de planos de continuidade de negócios que ajudem a minimizar o impacto.
Para Carlos Cortés, superintendente de Engenharia de Riscos da Zurich, a antecipação no desenvolvimento de planos de respostas permite que as organizações tenham reações efetivas para uma variedade de cenários e ajuda a reduzir o impacto sobre as operações essenciais, mesmo que uma pandemia tenha extensão imprevisível. “Produzimos uma série de estudos e cartilhas com orientações para as empresas de todos os segmentos. Munidas destas informações, as organizações conseguem estabelecer práticas para minimizar os reflexos diretos e indiretos nos negócios e na rotina dos clientes”, afirma.
Um dos planos elaborados pela Zurich é a matriz de “Planejamento para o impacto da pandemia” e “Políticas e procedimentos durante uma pandemia”, com detalhamentos do que deve ser levado em conta e orientações.
Planejamento para o impacto da pandemia:
Indicar um representante
Eleger um coordenador para liderar o desenvolvimento de planos de resposta a emergências. Sempre que possível, envolva uma equipe interdisciplinar no processo de planejamento (por exemplo, representantes de Saúde e Segurança, Finanças, Comunicação e equipes de resposta).
Identificar atividades críticas
Considere os funcionários necessários para realizar essas atividades, juntamente com outros elementos-chave, como equipamentos, materiais, fornecedores, prestadores de serviços e logística. Entenda se recursos internos precisam ser realocados para garantir que essas atividades possam continuar.
Identificar pessoas-chaves
As dependências de pessoas-chaves ocorrem quando a entrega de uma atividade crítica de negócios depende de um ou de um pequeno grupo de indivíduos. Considere se mais pessoas precisam ser treinadas no caso de pessoas-chaves não estarem disponíveis durante uma pandemia.
Planos de Continuidade de Negócios
Assim como suas dependências internas de pessoas-chaves, você também deve identificar os principais fornecedores / prestadores de serviços que dão suporte às suas atividades críticas e verificar que tenham controles suficientes.
Estratégia de comunicação interna e externa clara e atualizada
Sua estratégia deve identificar arranjos de comunicação consistentes com todo o pessoal-chave e stakeholders no caso de uma pandemia. Os principais detalhes de contato (por exemplo, de funcionários, fornecedores, clientes) devem ser mantidos.
Usufruir da tecnologia
Considere as medidas como trabalho remoto e teleconferência podem ser promovidas e se o equipamento / software /acessos necessários estão disponíveis para dar suporte a isso. E, identifique se as ferramentas de trabalho remoto funcionam corretamente quando um número significativo de pessoas as utiliza simultaneamente. Verifique que o número de licenças e acessos seja suficiente para os funcionários que desenvolvem críticas.
Testar os planos
Exercícios devem ser realizados para testar se o plano é eficaz e revisá-lo conforme necessário para incorporar as melhorias identificadas. Após, identificar se os processos para ativar o plano são claro e identifique as pessoas com autoridade para ativar o plano e defina o procedimento adequado.
Políticas e procedimentos durante uma pandemia:
Definir processos para revisão das recomendações do Ministério da Saúde
Use as recomendações atuais para prever e planejar a ausência de funcionários durante uma pandemia. Considere outros fatores impactantes, como fechamento de escolas, cuidados com os membros da família e luto.
Política de afastamento por doença
Revise as recomendações atuais e estabeleça políticas específicas, incluindo a consideração do prazo após o qual as pessoas afetadas não são mais transmissoras.
Comunicação
Estabeleça políticas para reduzir o risco de propagação da infecção com base nas recomendações atuais. Promova orientação sobre os meios de transmissão e de higiene respiratória e solicite que as pessoas que apresentam sintomas permaneçam em casa.
Limpeza intensificada
Verifique se existem os materiais de limpeza necessários disponíveis e recursos suficientes para suportar o aumento da frequência, juntamente com um procedimento claro para as atividades de limpeza.
Políticas claras
Use as recomendações atuais do Ministério da Saúde para desenvolver uma política de viagens internacionais para as áreas afetadas durante uma pandemia, incluindo o gerenciamento do retorno ao trabalho dos funcionários após a viagem para uma área em que ocorreu um surto.
“Esta matriz é um instrumento estratégico e, quando colocado em prática, contribui para a resiliência da organização, em qualquer situação de risco”, diz o superintendente de Engenharia de Riscos da Zurich.
